Teave isikuandmete töötlemise kohta

13.02.14

Teave dokumentides sisalduvate isikuandmete töötlemise kohta Järva-Jaani Vallavalitsuses 

1.  Üldine teave:

Isikuandmed on mistahes andmed, mis võimaldavad isiku tuvastada. Isikuandmete töötlemine on mistahes isikuandmetega tehtav toiming.

Järgnevalt on esitatud teave isikuandmete töötlemise põhimõtete kohta Järva-Jaani Vallavalitsuses ning isiku õiguste kohta enda andmetega tutvuda.

Töö käigus koguneb meile isikuandmeid, sealhulgas eraelulisi ja tundlikke  andmeid. Isikuandmetele ligipääsu on seadus kitsendanud, meie oma töökorraldusega püüame samuti isikute eraelu võimalikult vähe riivata.

Sellist teavet koguneb, kui

-         saadate meile selgitustaotluse, avalduse, märgukirja või teabenõude;

-         olete mõne menetluse osapooleks;

-         kandideerite meile tööle;

-         soovite oma andmetega tutvuda.

Juriidiliste isikute ja teiste asutuste andmete hoidmist need selgitused ei puuduta. Samuti ei hõlma need isikuandmete töötlemist võõrastel võrgulehtedel, millele meie valla kodulehel viidatakse.

2.  Menetlustest ja teabele juurdepääsu piiramisest:

2.1.  Selgitustaotlusele, avaldusele, märgukirjale, teabenõudele vastamine

Teie isikuandmeid kasutab vallavalitsus töötlemiseks ja Teile vastamiseks. Kui vallavalitsus peab vastamiseks kelleltki teiselt järelepärimisi tegema, avaldame Teie isikuandmeid üksnes minimaalselt, hädavajalikus mahus.

Kirjavahetuse andmestik on avaliku teabe seaduse kohaselt nähtav meie internetipõhises dokumendiregistris Postipoiss. Sealt on näha kirja saatja ja pöördumise fakt ning kirja liik – selgitustaotlus, avaldus, märgukiri, teabenõue. Dokumendiregistri avalikus osas ei märgita isikuandmeid sisaldava kirja täispealkirja ega valdkonda, vaid üksnes „Avaldus" või „Teabenõue" jm ning saatja nimi. Juurdepääsupiiranguga dokumentidel (sotsiaalhoolekanne), mis näitavad toimiku sarja on ka teatud juhtudel märgitud ainult initsiaalid.

Eraisikutega peetav kirjavahetus on üldise juurdepääsupiiranguga (sarjapiiranguga). Kui soovitakse Teie kirjavahetusega tutvuda ja esitatakse teabenõue, siis sarjapiirang tähendab, et teabenõude saamisel vaatame üle, kas küsitud dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Kindlasti katame kinni Teie isiklikud kontaktandmed nagu e-posti aadress, telefoninumber ja elukoha aadress (v.a. kui peate kirjavahetust juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muus osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.

Juurdepääsupiirangust hoolimata väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja või kohus).

Kui olete saatnud vallavalitsusele selgitustaotluse, avalduse, märgukirja või teabenõude, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle ja  teavitame kindlasti ka Teid.

Menetlusdokumentide osapooltele kättetoimetamine toimub:

-          e-posti teel;

-          posti teel liht- või tähitud kirjana.

Kasutame kättetoimetamisel aadressandmeid, mida menetlusosaline on ise avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.

2.2 Järva-Jaani Vallavolikogule ja Vallavalitsusele  arutamiseks ja otsustamiseks esitatavad dokumendid

Isikuandmeid sisaldav otsus või korraldus on, millega reguleeritakse konkreetse isiku õigusi või kohustusi (näiteks korraldus toetuse eraldamiseks või korraldus hooldaja määramiseks).

Kui tegemist on otsuse või korraldusega, milles on isikuandmed, sisalduvad isikuandmed üldjuhul ka nende alusdokumentides.

Järva-Jaani Vallavolikogu otsus või Järva-Jaani Vallavalitsuse korraldus edastatakse teadmiseks isikule, keda see puudutab.

Dokumendiregistris kuvatakse otsuse ja korralduse registriandmed ja neile dokumendiregistri kaudu isikuandmete avalikku juurdepääsu ei võimaldata. Isikuandmeid võib erandjuhul sisaldada ka muu Järva-Jaani Vallavolikogule ja Järva-Jaani Vallavalitsusele arutamiseks ja otsustamiseks esitatav dokument (näiteks eelnõu juurde kuuluv seletuskiri ja vajadusel muud otsustamiseks vajalikud dokumendid).

Kui vallavolikogule või vallavalitsusele esitatud dokument sisaldab isikuandmeid, millele avaliku juurdepääsu võimaldamine ei ole seaduse alusel lubatud, kehtestab vallakantselei sellele juurdepääsupiirangu. Vallavolikogule ja vallavalitsusele arutamiseks ja otsustamiseks esitatud dokumentidele, millele on kehtestatud juurdepääsupiirang, võimaldatakse juurdepääs volikogu liikmetele, vallavalitsuse liikmetele, komisjonide liikmetele ja vallavalitsuse ametnikele, kes on seotud antud küsimuste lahendamisega ja õigusaktide ettevalmistamisega.

2.3.  Kaebuse või vaide läbivaatamine

Teie isikuandmeid kasutatakse asja lahendamiseks. Teisele osapoolele avaldatakse kaebuse või vaide esitaja isikuandmed üksnes asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.

Menetlusdokumentide osapooltele kättetoimetamine toimub:

-          e-posti teel;

-          posti teel liht- või tähitud kirjana.

Kaebus või vaie on seaduse kohaselt nähtav dokumendiregistris Postipoiss ja avalikus osas ei märgita delikaatseid andmeid sisaldava dokumendi täispealkirja ega valdkonda, vaid üksnes „Kaebus" või „Vaie" ning saatja nimi.

Kaebused või vaided ja sellealane kirjavahetus on üldise juurdepääsupiiranguga (sarjapiiranguga). Kui keegi tahab Teie kirjavahetusega tutvuda ja esitab teabenõude, siis sarjapiirang tähendab, et teabenõude saamisel vaatame üle, kas küsitud dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Kindlasti katame kinni Teie isiklikud kontaktandmed nagu e-posti aadress, telefoninumber, elukoha aadress (v.a. kui peate kirjavahetust juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muus osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.

Juurdepääsupiirangust hoolimata väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otse seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja või kohus).

2.4.  Väärteomenetlused

Väärteomenetluse läbiviimist reguleerib väärteomenetluse seadustik koos kriminaalmenetluse seadustikuga.

Väärteoteate esitaja andmed avaldame teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik.

Menetlusalune isik ja tema esindaja saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikes ettenähtud korras. Väärteoteate esitaja saab materjalidega tutvuda teabenõude esitamisega, arvestades kehtestatud juurdepääsupiiranguid.

Dokumendiregistris Postipoiss tähistatakse väärteomenetluste asjus eraisikutega peetava kirjavahetuse osas dokumendi saaja või saatja üksnes initsiaalidega, mitte nimega. Sellisel dokumentatsioonil on sarjapiirang – teabenõude esitamisel vaatame üle, kas dokumenti saab osaliselt või täielikult väljastada. Kindlasti katame kinni Teie isiklikud kontaktandmed nagu e-posti aadress,  telefoninumber , elukoha aadress (v.a. kui peate kirjavahetust juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muus osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse  §-s 35.

Jõustunud väärteootsused registreeritakse ka karistusregistris. Ligipääs karistusregistrisse on piiratud.  

2.5.  Vallavalitsusse tööle kandideerimine

Valimisel:

-          lähtume kandidaadi enda avaldatud teabest ning avalikest allikatest;

-          kandidaadil on õigus teada, milliseid andmeid me tema kohta oleme kogunud;

-          kandidaadil on õigus meie kogutud andmetega tutvuda ja anda selgitusi-vastuväiteid;

-          teiste kandidaatide andmeid ei avaldata;

Kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga info, millele kolmandad isikud (sh  pädevad asutused) saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.

2.6.   Õigus oma andmetega tutvuda. Õigus nõuda ebaõigete andmete parandamist

Isikul on õigus tutvuda andmetega, mida oleme tema kohta kogunud. Igaühel  on õigus nõuda enda ebaõigete isikuandmete parandamist.

Isikuandmeid väljastades peame olema veendunud Teie isikusamasuses. Seetõttu tuleb taotlus esitada omakäeliselt kirjutatuna või digitaalselt allkirjastatuna.

3.  Delikaatsete isikuandmete töötlemine

Vallavalitsus on kantud Andmekaitse Inspektsiooni  vastavasse registrisse delikaatsete isikuandmete töötlejana. Registrikanded on avalikud, neid saab vaadata Andmekaitse Inspektsiooni  võrgulehel.

4.  Veebilehe külastamine, küsitlustel osalemine

Veebilehe külastamisel külastaja kohta vallavalitsus andmeid ei kogu ega säilita.

Küsitluses osaleja jääb anonüümseks (statistiline eesmärk).

5. Taotluste rahuldamata jätmine

Taotlus jäetakse rahuldamata, kui selle rahuldamine võib

·         kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi,

·         takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist,

·         raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses,

·         ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Toimetaja: ILME KUKK