Dokumendiregister

27.04.17

JÄRVA-JAANI VALLA DOKUMENDIREGISTER (DHS DELTA)

Toimetaja: ILME KUKK

Järva-Jaani valla asutuste ühtne asjaajamiskord

Dokumendiregistri kasutusjuhend

6.01.16

Klikates lingil DOKUMENDIREGISTER avaneb dokumendiregistri avaleht. Dokumendiregistri avalehe vasakus veerus kuvatakse dokumendipuu dokumendiliikide kaupa. Dokumendi otsimiseks tuleb kõigepealt valida dokumendipuus soovitava dokumendi liik.

Alates 01.01.2016 on DOKUMENDIREGISTRIS kasutusel uus dokumentide funktsioonide loetelu  (algavad väikese tähega).

Klikates vastavale dokumendiliigile, avaneb otsinguvorm, mis võimaldab otsida konkreetset dokumenti erinevate andmete järgi. Vajutades „Otsing dokumendiregistrist" ja pärast otsinguks teadaolevate andmete sisestamist, tuleb vajutada klahvile „Otsi", misjärel kuvatakse otsitava dokumendi metaandmed. Kui dokumendi andmete väljal on täidetud ka väli „Fail", „Avalikustatavad failid" või „Digitaalselt allkirjastatud fail", on lisaks dokumendi metaandmetele võimalik näha ka dokumenti ennast.

Vajutades klahvile „Otsi" ilma dokumendi parameetreid määratlemata, avaneb nimekiri kogu valitud liigi dokumentidest registreerimise kuupäeva järgi kahanevalt (uuemad dokumendid on eespool).

Dokumendiliigi „Teabenõue" alt on asutusse võimalik saata teabenõuded, vastused teabenõudele on leitavad dokumendiliigi „Väljasaadetav dokument" alt.

Asutusse saadetud teabenõuded on leitavad dokumendiliigi alt "Saabunud dokument" ja vastused teabenõudele leitavad dokumendiliigi alt "Väljasaadetav dokument".

Toimetaja: ILME KUKK

Dokumendiregistri sisujuht

22.01.15

Lähtudes avaliku teabe seaduse § 12 lõikest 1 (dokumendiregistris registreeritakse asutusele saabunud ja asutusest väljasaadetud dokumendid, asutuses koostatud õigusaktid ning asutuse sõlmitud lepingud) ja kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 23 lõikes 5, § 31 lõikes 1 ning § 51 lõigetes 6 ja 7 sätestatust (valla omavalitsusorganite õigusaktid, istungite ja koosolekute protokollid peavad olema igaühele kättesaadavad) on Järva-Jaani Vallavalitsuse dokumendiregistri avalikus vaates (edaspidi dokumendiregistris) võimalus saada informatsiooni järgmiste dokumentide kohta:

 

1) Järva-Jaani Vallavalitsusse kui ametiasutusse (edaspidi ametiasutus) saabunud ja ametiasutusest välja saadetud dokumendid (sh teabenõuded ja andmed avalike koosolekute registreerimisest);

 

2) Järva-Jaani valla õigusaktid (Järva-Jaani Vallavolikogu ja Järva-Jaani Vallavalitsuse määrused, Järva-Jaani

Vallavolikogu otsused, Järva-Jaani Vallavalitsuse korraldused, Järva-Jaani vallavanema käskkirjad);

 

3) Järva-Jaani vallaga ametiasutuse kaudu sõlmitud lepingud;

 

4) Järva-Jaani Vallavolikogu ja Järva-Jaani Vallavalitsuse istungite protokollid;

 

5) Järva-Jaani Vallavalitsuse ja Järva-Jaani Vallavolikogu alaliste ja ajutiste komisjonide koosolekute protokollid;

 

6) Andmed sisekontrolli lõpparuannete kohta;

 

 

Dokumendiregistri kaudu dokumentide avalikustamine

 

Dokumendiregistri kaudu on avalikustatud dokumendid järgmiselt:

 

1) Järva-Jaani Vallavolikogu ja Järva-Jaani Vallavalitsuse õigusaktid (otsus, korraldus, määrus).

Vastavalt kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse §-dele 23 ja 31 avalikustatakse vallavolikogu ja vallavalitsuse õigusaktid valla põhimääruses sätestatud korras (paberkandjal kättesaadavad vallakantseleis ja valla raamatukogudes ning avalikustatud Järva-Jaani valla veebilehel dokumendiregistri kaudu).

 

Järva-Jaani Vallavolikogu määrused avalikustatakse vastavalt Riigi Teataja seadusele ja kohaliku omavalitsuse korralduse seadusele Riigi Teatajas, valla veebilehel ning dokumendiregistris.

 

Dokumendiregistri kaudu avalikustamata õigusaktidega on võimalik tutvuda ametiasutuses koha peal või neid saada teabenõude korras;

 

2) Järva-Jaani Vallavalitsuse ja Järva-Jaani Vallavolikogu istungite protokollid ja vallavalitsuse ning vallavolikogu alaliste ja ajutiste komisjonide protokollid.

 

Vastavalt kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 23 lõikele 2 ning § 51 lõikele 7 peavad volikogu ja valitsuse istungite ning volikogu ja valitsuse komisjonide koosolekute protokollid olema igaühele kättesaadavad valla dokumendiregistris või valla kantseleis.

 

3) Dokumendiregistris registreeritud ja asutuse dokumendihaldussüsteemis sisalduvad elektroonilised dokumendid (asutusse saabunud ja asutusest väljastatud dokumendid, lepingud), millele ei ole kehtestatud juurdepääsupiirangut.

 

Dokumendiregistris registreeritud dokumente, millele ei ole seadusega kehtestatud avalikustamise kohustust, on võimalik seadustega sätestatud alustel ja korras saada teabenõude korras.

 

Dokumendiregistri kaudu avalikustatud dokumendid võivad sisaldada teavet, millele on seaduses sätestatud alustel kehtestatud juurdepääsupiirang. Sellisel juhul on dokumendid avalikustatud ainult sellises osas, millele juurdepääsupiirang ei kehti.

 

Kokkuvõte:

 

1. Avaliku teabe seadusest tulenevalt on dokumendiregistrist leitavad ametiasutusse saabunud või ametiasutuses loodud ja väljastatud dokumentide registreerimisandmed (sh elektroonilised dokumendid ) ning lepingud, millele ei ole kehtestatud juurdepääsupiirangut.

 

2. Dokumendiregistri kaudu on dokumendid avalikustatud järgmiselt: Järva-Jaani Vallavolikogu ja Järva-Jaani Vallavalitsuse õigusaktid (määrused, korraldused, otsused), v.a teave, millele on kehtestatud juurdepääsupiirang.

 

3. Järva-Jaani Vallavolikogu ja Järva-Jaani Vallavalitsuse istungite ning Järva-Jaani Vallavolikogu ja Järva-Jaani Vallavalitsuse alaliste ja ajutiste komisjonide protokollid, v.a teave, millele on kehtestatud juurdepääsupiirang.

Toimetaja: ILME KUKK